Come apporre la firma digitale massiva su più documenti con IBSign

La firma digitale massiva è una soluzione prevista dagli applicativi dedicati all’apposizione della firma digitale per semplificare la lavorazione di più documenti contemporaneamente. Questa possibilità è prevista anche da IBsign, lo strumento sviluppato da IBS Software e scelto da SOA per affiancare strumenti come Sprint e SpeedyCO per la richiesta e la lavorazione dei certificati di origine.

D’altro canto, apporre la firma digitale su più documento è una comodità che riguarda anche altri processi lavorativi. Fatture, contratti, documenti bancari, PEC (posta elettronica certificata), archiviazione sostitutiva, atti notarili e societari: tutto questo, e altro ancora, ha bisogno di uno strumento per apporre una firma digitale. E con l’opzione di firma massiva ogni operazione diventa più facile.

Argomenti dell’articolo

• Cos’è la firma digitale di massa.
• Quali sono i suoi vantaggi.
• Come fare una firma di massa.
• I vantaggi di IBSign.

Cos’è la firma digitale massiva, una definizione

Con questo termine intendiamo la funzione di determinate utility dedicate all’inserimento di firma digitale che consente di siglare contemporaneamente più documenti insieme. Non ci sono limiti al numero dei file che deve essere in formato PDF/A, un file che non è possibile modificare. In realtà il PDF/A è un sottoinsieme dei ben noti PDF che permette di lavorare al meglio sul processo di archiviazione. Con la firma digitale massiva è possibile siglare tutti i file di questo tipo, a prescindere dalla finalità: quindi posso firmare in un unico momento sia contratti che, documenti bancari o di qualsiasi altro tipo. Ovviamente anche i certificati di origine.

Da leggere: come apporre la firma digitale in automatico

Quali sono i vantaggi della firma digitale massiva

I punti di forza di questa funzione sono quelli che riguardano l’ottimizzazione delle risorse interne di un’azienda. Con queste applicazioni si può risparmiare tempo che altrimenti dovrebbe essere impiegato per svolgere un processo che si divide in diversi passaggi:

• Aprire il programma di firma.
• Selezionare il file da firmare.
• Inserire la smart card nel lettore.
• Digitare il codice PIN.
• Il file acquisisce estensione P7M.
• Salva del file.

A questo punto hai firmato un singolo file PDF. E devi ripetere l’operazione per ogni documento. Appare logico che questo processo, ripetuto più volte affrontando anche eventuali malfunzionamenti e problemi del software, può essere ottimizzato con una funzione avanzata. Che è appunto quella della firma digitale massiva presente in applicazioni come IBSign.

Come firmare digitalmente più file in PDF

Per apporre una firma digitale di massa, quindi su più file PDF contemporaneamente, è necessario utilizzare un programma predisposto per questa funzione. A questo punto il processo è simile a quello già descritto: si apre il programma per inserire la firma digitale e si selezionano tutti i file in lavorazione. Fatta quest’operazione si inserisce il documento, poi dopo l’autorizzazione del software si digita il PIN e tutti i documenti acquisiscono l’estensione P7M che suggerisce, appunto, l’acquisizione della firma digitale.

I vantaggi di IBSign in questo processo

IBSign è un software per apporre firma digitale su qualsiasi tipo di documento. Viene utilizzato da SOA e IBS Software come estensione prestabilita di applicazioni per la lavorazione di certificati di origine ma diverse aziende la usano come un programma per applicare la firma digitale in altri settori. Il punto di forza di quest’applicazione è la possibilità di integrarsi con IBSign Server, vale a dire la versione che consente di firmare sia singolarmente che in massa i documenti senza la presenza del proprietario della firma.

Questa soluzione è particolarmente interessante per le aziende con processi lavorativi che chiamano in causa più operatori: senza chiedere per ogni firma digitale il PIN al legale rappresentante, si caricano i documenti sul programma che in automatico appone la firma. Il tutto in totale sicurezza, senza alcun rischio. Questo avviene perché l’istallazione del programma avviene sul server aziendale.

Quindi l’intero processo si sviluppa e si conclude sulla proprietà digitale dell’azienda. Oltre alla firma digitale massiva, che è già un buon modo per ottimizzare le risorse interne di un’azienda, IBSign Serve introduce la possibilità di automatizzare il processo estromettendo l’inserimento del PIN solo quando non serve, definendo delle regole per decidere come e quando richiederlo.