5 problemi della richiesta certificato di origine da risolvere il prima possibile
La richiesta del certificato di origine è un passaggio chiave per le aziende che esportano merce oltre i confini della Comunità Europea. Questo documento, infatti, determina alcune informazioni fondamentali che sono richieste dai paesi che non fanno parte della CE.
Quindi diventa fondamentale avere massima efficienza su questo fronte quando si decide di vendere ed esportare nel miglior modo possibile. Purtroppo, nella nostra esperienza dobbiamo registrare diversi problemi che spesso riguardano la richiesta del certificato di origine. Quali sono i punti da risolvere il prima possibile per ottimizzare questo processo? Ecco la nostra guida.
I programmi non sono multiutente
Partendo dalla compilazione del certificato di origine, un elemento critico riguarda l’impossibilità da parte di molti programmi di condividere il lavoro con i colleghi. In sintesi, manca un approccio multiutente. Questo significa che se lavoro io su un certificato di origine non può farlo anche il mio collega. Cosa significa per un’azienda che ha diverse pratiche aperte?
Questa è una perdita di tempo. Non si può ottimizzare il flusso di lavoro e si impedisce l’evoluzione delle operazioni. Poter lavorare sullo stesso programma senza aspettare il collega che ha terminato le operazioni è un vantaggio competitivo che puoi trovare in pochi software. Per migliorare la richiesta del certificato di origine è utile scegliere un programma capace di lavorare come multiutente.
Da leggere: lo SPID per i certificati di origine
Nessuno ti avvisa dello stato di avanzamento
Quando invii una pratica di certificato di origine presso la Camera di Commercio c’è uno status da verificare. Devi capire se ci sono problemi o tutto va nel verso giusto. Senza il giusto programma di gestione del documento bisogna verificare di continuo lo status di avanzamento. In altri casi, invece, l’alert arriva in automatico via email con relativo risparmio di tempo e risorse.
Non ci sono modelli precompilati
Altro aspetto problematico della richiesta certificati di origine: l’assenza di modelli precompilati. In molti casi i programmi non offrono la possibilità di salvare determinate impostazioni, che magari sono sempre uguali. Questo significa che per ogni certificato compilato l’operatore deve ripetere le stesse operazioni. Con un significativo spreco di risorse. Come risolvere questo aspetto così delicato?
Utilizzando un programma specifico per la creazione dei certificati di origine in grado di salvare e proporre dei documenti come modelli già pronti. In questo modo basta un click per inoltrare la richiesta di certificati di origine. Con il relativo risparmio di risorse.
Documenti ricorrenti non disponibili
Punto correlato al precedente. Per alcuni modelli di certificato di origine è necessario avere una serie di documenti sempre allegati. I programmi che non consentono di lavorare su questo automatismo diminuiscono l’efficienza operativa interna. Ogni volta l’operatore deve ricordare quali documenti allegare con relativo rischio di errore e perdita di tempo prezioso per un’operazione ridondante.
Gestire la firma digitale è complesso
In molti casi, i programmi per la richiesta del certificato di origine non integrano il processo con la firma digitale. Questo, come puoi ben immaginare, comporta ulteriore perdita di tempo e di risorse perché bisogna digitare il codice PIN. Bisogna farlo ogni volta che si effettua una firma digitale del documento. Tutto questo non avviene se si sceglie un software con firma digitale integrato.
Questo, ad esempio, avviene con strumenti tipo IBSign: un’estensione che consente di collegarsi con i nostri software per la gestione delle richieste di certificati di origine. In questo modo ogni passaggio è perfettamente integrato, e la firma digitale si può effettuare con un click. Anche a un numero elevato di documenti nello stesso momento per aumentare la produttività e l’efficienza.
Da leggere: come apporre la firma digitale in automatico
Migliorare la richiesta del certificato di origine
Questi aspetti tipici delle attività quotidiane di un’azienda possono portare via tempo e risorse utili da destinare altrove. Oggi è indispensabile poter lavorare con strumenti in grado di garantire efficienza e flessibilità. Magari con un’attenzione in più per lo smart working, ormai diventato un’esigenza chiave per diverse aziende. E non più solo per i motivi legati al Covid-19 ma anche perché è una modalità operativa molto conveniente. Tutto questo può essere ottenuto grazie a programmi specifici.
La nostra risposta per risolvere i problemi tipici in azienda per la richiesta del certificato di origine si chiama SpeedyCO. Vale adire un software con una serie di automatismi che consentono sia di velocizzare le operazioni, sia di avere il controllo massimo delle attività. Il tutto si può fare da qualsiasi postazione, anche da casa. Vuoi maggiori chiarimenti su questo programma aziendale?
