Nello specifico, facciamo un esempio. Quando si ha della merce in magazzino senza origine documentata, si può autocertificare il prodotto con un atto notorio. Questo avviene grazie a una serie di documenti alternativi. Tipo l’etichetta o il libretto d’istruzione. In questo frangente, la Camera di Commercio può effettuare dei controlli sui certificati di origine per avere conferma della dichiarazione.

• Quali sono i controlli a campione?
• Documenti sottoposti a controllo.
• Responsabilità sui certificati.

Quali sono i controlli della CCIAA?

Abbiamo detto che la Camera di Commercio può fare controlli sulle dichiarazioni di origine emessi dai fornitori. Ovvero chi vende la merce alla mia azienda. Il processo è quello del campionamento, ovvero vengono individuate delle transizioni casuali e a quel punto viene avviato il processo di verifica. Inoltre, i controllo della Camera di Commercio si concentrano anche sugli atti notori.

Ovvero, il procedimento che permette di autocertificare l’origine di un prodotto. Anche in questo caso, il processo che viene avviato dalla Camera di Commercio è casuale. Quindi viene individuata un’autocertificazione a campione e si procede con l’analisi dei vari documenti messi a disposizione della CCIAA. Quali sono i documenti che possono essere controllati in queste occasioni?

Lo veremo nel prossimo paragrafo, nel frattempo puoi approfondire gli argomenti con questi articoli pubblicati su SOA e dedicati a banca dati nazionale per i certificati di origine e controlli a campione sui certificati di origine delle Camere di Commercio.

Da leggere: come annullare o rettificare un certificato di origine

Documenti di origine sottoposti a controlli

La lista dei documenti che possono essere utilizzati anche in forma di autocertificazione per comprovare l’origine di un prodotto si aggiorna costantemente. Le Camere di Commercio hanno sempre delle risorse che si possono consultare per conoscere il punto della situazione. Nello specifico, ecco quali sono i documenti che oggi possono essere usati in questa direzione:

• Bolla d’importazione.
• Certificato di origine del fornitore.
• Foto delle etichette.
• Nomenclatore (voce doganale).
• Libretto di manutenzione.
• Garanzia.
• Libretto di istruzioni.

Ovviamente, questi documenti per essere validi devono riportare l’origine o il luogo di produzione del bene. Lo stesso vale per le etichette che devono indicare queste informazioni. E devono essere accompagnate da una dichiarazione sostitutiva di atto notorio riportante la frase: “Le foto delle etichette qui allegate sono apposte agli articoli oggetto della fattura di export n… del…”.

Qui in alto puoi vedere la dichiarazione sostitutiva di atto notorio che riporta proprio la frase relativa all’uso delle etichette fotografate e consegnate come documento di autocertificazione. Nel caso, puoi scaricare il documento in formato Word per utilizzarlo.

Responsabilità di fronte ai controlli sui certificati

Uno dei punti più importanti da prendere in considerazione quando si affronta il tema dei controlli sui certificati di origine svolti a campione dalla Camera di Commercio: la responsabilità civile e penale di fronte a dichiarazioni errate o non conformi alla norma.

Nello specifico, è giusto ricordare che la responsabilità di fronte alla Legge è di chi firma il documento. Questo sia nel caso della dichiarazione di origine che per quanto concerne l’atto notorio per l’autocertificazione, vale a dire nei rispettivi casi il fornitore della merce e il rappresentante legale dell’azienda. Come prevenire e scongiurare problemi legali di questo tipo?

In primo luogo bisogna aggiungere, alla fine della dichiarazione di origine, una dicitura: “Rimango disponibile a fornire ulteriore documentazione inerente all’origine alle autorità competenti in caso di eventuale controllo”. Poi bisogna lavorare sulla tracciabilità delle informazioni per consentire la veloce e lineare esecuzione delle verifiche nel momento in cui dovessero presentarsi.

A tal proposito, può essere indispensabile affidare il processo a strumenti avanzati e automatizzati come SpeedyCO. Grazie a questo software puoi delegare una serie di attività ripetitive al programma così puoi concentrarti solo su ciò che richiede la tua attenzione. Diminuendo ogni possibilità di errore, ed eventuali problemi nelle fasi di controllo e verifica da parte della CCIAA.

L'articolo Quali sono i controlli della Camera di Commercio sui certificati di origine? proviene da Certificato di origine.

Perché stiamo parlando di una soluzione differente, che abbraccia un’intera suite di applicazioni per semplificare il percorso di vendita ed esportazione nei paesi extra UE. A tal proposito, cerchiamo di individuare i vantaggi di un gestionale rispetto a un software ordinario.

Condivisione delle informazioni

Il primo vantaggio che ha un gestionale rispetto a un programma standard è la sua propensione alla condivisione dei processi e dei dati. Attraverso un unico accesso, la piattaforma consente a tutti i componenti del team di lavorare in autonomia su progetti differenti o su attività condivise, senza problemi di sovrapposizione. Tutto questo avviene grazie alla tecnologia cloud.

I gestionali di ultima generazione, come accade per SpeedyCO e la compilazione dei certificati di origine, non impongono download e installazione in loco. Quindi tutti accedono alla piattaforma in autonomia, rispettando i criteri di sicurezza (leggi il prossimo paragrafo).

Sintesi di più strumenti

Uno dei vantaggi del gestionale è la capacità di riunire in un’unica piattaforma strumenti differenti. In questo modo diventa superfluo avere più software separati che devono imparare a dialogare per otten犀利士 ere il risultato sperato. Con un software gestionale specializzato, invece, tutto è armonizzato e si muove all’unisono. Questo è l’esempio di SpeedyCo che è allineato con la firma digitale IBsign: con un unico click puoi firmare più documenti e automatizzare un processo che, per molte aziende, diventa una perdita di tempo importante.

Da leggere: come apporre la firma digitale in automatico

Accesso ai database

Altro punto di forza del gestionale: la predisposizione a prendere e utilizzare informazioni e dati provenienti da diversi database. Con l’obiettivo di ottimizzare e velocizzare le varie procedure. Nel caso di SpeedyCO, infatti, abbiamo accesso al programma di contabilità generale che utilizzi in modo da acquisire tutti i dati necessari per la compilazione del certificato di origine in tempi rapidi.

Personalizzazione dei processi

Rispetto a un software ordinario, il programma gestionale può vantare una personalizzazione superiore e avanzata dei processi necessari per portare a termine le operazioni. Nello specifico, possiamo portare come esempio proprio l’attività che puoi svolgere con SpeedyCO nel campo della compilazione dei certificati di origine (ecco una guida dedicata). Cosa accade con questa soluzione?

Puoi automatizzare una serie di attività ripetitive – e risparmiate tempo prezioso per le tue risorse interne – ma al tempo stesso puoi anche personalizzare alcuni passaggi in modo da avere sempre il massimo controllo delle attività. Ad esempio, nel caso del commercio internazionale, hai la possibilità di usufruire di una serie di modelli già ottimizzati in base alle necessità delle singole commesse.

Sicurezza della piattaforma

Uno dei vantaggi fondamentali dei gestionali, come quelli che puoi usare per evadere le pratiche dei certificati di origine, è l’attenzione alla sicurezza dei dati. Queste piattaforme devono superare dei test avanzati per avere il massimo controllo delle informazioni.

Oltre ai algoritmi di crittografia che vengono applicati alla trasmissione dati, massima attenzione è rivolta alla gestione dei profili utente: solo chi fa parte del team viene abilitato per intervenire nei vari processi. Inoltre, come accade su SpeedyCO, l’admin può gestire i ruoli e dare o togliere permessi ai vari componenti della squadra. In questo modo si ha sempre massimo controllo. Vuoi maggiori informazioni?

L'articolo I vantaggi di un software gestionale per chi si occupa di commercio internazionale proviene da Certificato di origine.

In queste circostanze la procedura per compilare il certificato di origine (ecco una guida approfondita) segue lo standard già noto – il tutto è semplificato da software come SpeedyCO – ma cosa accade se dobbiamo vendere merci con origine multipla? Ovvero, quali sono gli standard da seguire se in un’unica spedizione o vendita ci sono merci che hanno origine differente? Approfondiamo l’argomento.

• Definizione delle merci di origine differente
• Quali sono le differenze delle procedure
• Come gestire i certificati di origine
• Semplificazione delle procedure

Cosa sono le merci con origine multipla

Questo termine si riferisce alle spedizioni e alle vendite che contemplano prodotti di origine differente. Ad esempio, posso vendere a un mio cliente negli USA un lotto di prodotti e nella stessa fattura abbiamo più voci che hanno un’origine diversa. Cosa significa questo?

Il punto riguarda la provenienza dell’Unione Europea o meno: per i prodotti interni all’UE basta la dichiarazione di origine, le procedure sono semplificate. Per i beni extra UE si devono aggiungere dei passaggi burocratici come quello della bolla doganale di esportazione.

Quali sono le differenze in questo caso?

Rispetto a una vendita con merci con un’unica origine, ci troviamo di fronte a una condizione particolare. Nella quale devono convivere due procedure differenti: quella semplificata per le merci provenienti dall’Unione Europea, e quella in cui ci sono maggiori controlli da parte della Camera di Commercio e della dogana. Quindi, in fase di compilazione del certificato di origine dobbiamo seguire dei passaggi.

Gestione delle merci di origine multipla

Sicuramente è possibile spedire e vendere merci di origine differente in un’unica spedizione. Per farlo bisogna compilare il certificato di origine seguendo delle procedure particolari. Nello specifico, alla voce 3 del documento dobbiamo inserire i diversi paesi di origine.

Poi, nella casella 6 abbiamo la definizione della merce con tutti i suoi dettagli. Qui mettiamo i prodotti in oggetto con l’origine specifica: l’aspetto fondamentale è quello di far emergere la separazione tra le varie origini dei beni che compongono la spedizione.

Infatti, l’esempio di certificato di origine per merci con origine multipla in alto è composto da più pagine che permettono di elencare in modo chiaro tutti i prodotti venduti, creando delle sezioni specifiche per tutti i paesi inseriti nel campo 3 del documento.

Come semplificare questo passaggio

La normativa è chiara su questo punto: se si vuole vendere e spedire lotti con merce di origine diversa bisogna compilare il certificato di origine in questo modo, senza errori altrimenti tutto viene respinto e possono esserci disagi in fase di spedizione, sdoganamento e altri passaggi. Cosa significa questo? Inutili perdite di tempo che in un contesto aziendale, con diversi lotti da spedire, diventano un problema.

Per semplificare puoi usare un software per la gestione avanzata dei certificati di origine come SpeedyCO. Questo strumento ti permette di automatizzare i passaggi ripetitivi della compilazione in modo che tu possa concentrarti su quello che serve nel caso specifico. Come ad esempio quello della merce con origine multipla. Vuoi maggiori informazioni su questo argomento?

L'articolo Come trattare le merci con origine multipla proviene da Certificato di origine.

Quindi, oltre a valutare come creare un certificato di origine online nel modo migliore possibile (magari con un software tipo SpeedyCO), è giusto considerare anche come annullare o rettificare un certificato in modo da rispettare i termini legali.

• Annullare un certificato di origine
• Certificato di origine smarrito
• Sostituire il certificato

Annullamento del certificato di origine

Il primo punto da valutare riguarda la pratica di annullamento del documento adibito alla certificazione dell’origine del prodotto. Questa condizione avviene nel momento in cui, ad esempio, il venditore non ha più intenzione di procedere con l’operazione.

E quindi il certificat犀利士5mg o di origine non ha più motivo di esistere. Questo è un passaggio obbligatorio anche perché il certificato di origine è collegato a una fattura, di conseguenza i documenti devono procedere in tandem altrimenti la Camera di Commercio impedisce la procedura. Come annullare un certificato di origine già emesso? L’azienda richiedente deve:

• Consegnare alla camera, fisicamente, il certificato originale da annullare
• Allegare eventuali copie e documenti vistati collegati al documento.

Queste sono le operazioni necessarie per annullare il certificato di origine senza richiederne uno nuovo come sostituto rettificato. Come sottolinea anche il sito ufficiale di milomb.camcom.it, parliamo di una restituzione materiale del documento con incaricato o corriere.

Da leggere: cos’è e come fare la stampa in azienda

Cosa succede in caso di smarrimento?

Con il certificato di origine non è ammessa dichiarazione sostitutiva. Quindi, per porre rimedio allo smarrimento del certificato di origine bisogna chiedere un duplicato con copia della denuncia di smarrimento presentata alle Autorità di pubblica sicurezza. Il richiedente può utilizzare un nuovo formulario con la dicitura “duplicato” e lo stesso numero di protocollo del documento precedente.

Come rettificare (o sostituire) il certificato

Tecnicamente, la rettifica del certificato di origine prende il nome di sostituzione perché non modifichiamo quello vecchio la lo annulliamo e ne creiamo uno nuovo come sostituto. Quindi, dopo la prima fase di consegna e invalidamento appena descritta, l’azienda può mandare sempre nella Camera di Commercio di riferimento una nuova pratica di richiesta di certificato, allegando:

• Scansione del vecchio certificato emesso e annullato.
• Dichiarazione di annullamento con motivazione.

Nella dichiarazione si aggiunge la data in cui è stato restituito l’originale. Per ottimizzare questi passaggi dei documenti fisici è possibile chiedere l’assistenza di SOA. La quale si occupa anche del lavoro di consegna e ritiro dei documenti nelle Camere di Commercio per annullare o rettificare un certificato.

Quanti certificati posso annullare e sostituire?

L’indicazione standard che viene suggerita da Unioncamere è quella di limitare il più possibile queste situazioni in cui si tende ad annullare e sostituire le certificazioni di origine. Anche perché questo è un documento che viene emesso dopo la fattura.

Quindi nel momento in cui la vendita dovrebbe essere già in una fase conclusiva. Al fianco delle aziende che hanno necessità specifiche e vogliono evitare errori di compilazione si possono usare software come SpeedyCO che hanno il compito di automatizzare buona parte del processo. Sollevando gli impiegati da noiose procedure di compilazione, ottimizzando i tempi di lavorazione anche da remoto.

L'articolo Come annullare o rettificare un certificato di origine proviene da Certificato di origine.

Quindi diventa fondamentale avere massima efficienza su questo fronte quando si decide di vendere ed esportare nel miglior modo possibile. Purtroppo, nella nostra esperienza dobbiamo registrare diversi problemi che spesso riguardano la richiesta del certificato di origine. Quali sono i punti da risolvere il prima possibile per ottimizzare questo processo? Ecco la nostra guida.

• Multiutenza
• Avanzamento
• Modelli
• Documenti
• Firma digitale

I programmi non sono multiutente

Partendo dalla compilazione del certificato di origine, un elemento critico riguarda l’impossibilità da parte di molti programmi di condividere il lavoro con i colleghi. In sintesi, manca un approccio multiutente. Questo significa che se lavoro io su un certificato di origine non può farlo anche il mio collega. Cosa significa per un’azienda che ha diverse pratiche aperte?

Questa è una perdita di tempo. Non si può ottimizzare il flusso di lavoro e si impedisce l’evoluzione delle operazioni. Poter lavorare sullo stesso programma senza aspettare il collega che ha terminato le operazioni è un vantaggio competitivo che puoi trovare in pochi software. Per migliorare la richiesta del certificato di origine è utile scegliere un programma capace di lavorare come multiutente.

Da leggere: lo SPID per i certificati di origine

Nessuno ti avvisa dello stato di avanzamento

Quando invii una pratica di certificato di origine presso la Camera di Commercio c’è uno status da verificare. Devi capire se ci sono problemi o tutto va nel verso giusto. Senza il giusto programma di gestione del documento bisogna verificare di continuo lo status di avanzamento. In altri casi, invece, l’alert arriva in automatico via email con relativo risparmio di tempo e risorse.

Non ci sono modelli precompilati

Altro aspetto problematico della richiesta certificati di origine: l’assenza di modelli precompilati. In molti casi i programmi non offrono la possibilità di salvare determinate impostazioni, che magari sono sempre uguali. Questo significa che per ogni certificato compilato l’operatore deve ripetere le stesse operazioni. Con un significativo spreco di risorse. Come risolvere questo aspetto così delicato?

Utilizzando un programma specifico per la creazione dei certificati di origine in grado di salvare e proporre dei documenti come modelli già pronti. In questo modo basta un click per inoltrare la richiesta di certificati di origine. Con il relativo risparmio di risorse.

Documenti ricorrenti non disponibili

Punto correlato al precedente. Per alcuni modelli di certificato di origine è necessario avere una serie di documenti sempre allegati. I programmi che non consentono di lavorare su questo automatismo diminuiscono l’efficienza operativa interna. Ogni volta l’operatore deve ricordare quali documenti allegare con relativo rischio di errore e perdita di tempo prezioso per un’operazione ridondante.

Gestire la firma digitale è complesso

In molti casi, i programmi per la richiesta del certificato di origine non integrano il processo con la firma digitale. Questo, come puoi ben immaginare, comporta ulteriore perdita di tempo e di risorse perché bisogna digitare il codice PIN. Bisogna farlo ogni volta che si effettua una firma digitale del documento. Tutto questo non avviene se si sceglie un software con firma digitale integrato.

Questo, ad esempio, avviene con strumenti tipo IBSign: un’estensione che consente di collegarsi con i nostri software per la gestione delle richieste di certificati di origine. In questo modo ogni passaggio è perfettamente integrato, e la firma digitale si può effettuare con un click. Anche a un numero elevato di documenti nello stesso momento per aumentare la produttività e l’efficienza.

Da leggere: come apporre la firma digitale in automatico

Migliorare la richiesta del certificato di origine

Questi aspetti tipici delle attività quotidiane di un’azienda possono portare via tempo e risorse utili da destinare altrove. Oggi è indispensabile poter lavorare con strumenti in grado di garantire efficienza e flessibilità. Magari con un’attenzione in più per lo smart working, ormai diventato un’esigenza chiave per diverse aziende. E non più solo per i motivi legati al Covid-19 ma anche perché è una modalità operativa molto conveniente. Tutto questo può essere ottenuto grazie a programmi specifici.

La nostra risposta per risolvere i problemi tipici in azienda per la richiesta del certificato di origine si chiama SpeedyCO. Vale adire un software con una serie di automatismi che consentono sia di velocizzare le operazioni, sia di avere il controllo massimo delle attività. Il tutto si può fare da qualsiasi postazione, anche da casa. Vuoi maggiori chiarimenti su questo programma aziendale?

L'articolo 5 problemi della richiesta certificato di origine da risolvere il prima possibile proviene da Certificato di origine.

D’altro canto, apporre la firma digitale su più documento è una comodità che riguarda anche altri processi lavorativi. Fatture, contratti, documenti bancari, PEC (posta elettronica certificata), archiviazione sostitutiva, atti notarili e societari: tutto questo, e altro ancora, ha bisogno di uno strumento per apporre una firma digitale. E con l’opzione di firma massiva ogni operazione diventa più facile.

Argomenti dell’articolo

• Cos’è la firma digitale di massa.
• Quali sono i suoi vantaggi.
• Come fare una firma di massa.
• I vantaggi di IBSign.

Cos’è la firma digitale massiva, una definizione

Con questo termine intendiamo la funzione di determinate utility dedicate all’inserimento di firma digitale che consente di siglare contemporaneamente più documenti insieme. Non ci sono limiti al numero dei file che deve essere in formato PDF/A, un file che non è possibile modificare. In realtà il PDF/A è un sottoinsieme dei ben noti PDF che permette di lavorare al meglio sul processo di archiviazione. Con la firma digitale massiva è possibile siglare tutti i file di questo tipo, a prescindere dalla finalità: quindi posso firmare in un unico momento sia contratti che, documenti bancari o di qualsiasi altro tipo. Ovviamente anche i certificati di origine.

Da leggere: come apporre la firma digitale in automatico

Quali sono i vantaggi della firma digitale massiva

I punti di forza di questa funzione sono quelli che riguardano l’ottimizzazione delle risorse interne di un’azienda. Con queste applicazioni si può risparmiare tempo che altrimenti dovrebbe essere impiegato per svolgere un processo che si divide in diversi passaggi:

• Aprire il programma di firma.
• Selezionare il file da firmare.
• Inserire la smart card nel lettore.
• Digitare il codice PIN.
• Il file acquisisce estensione P7M.
• Salva del file.

A questo punto hai firmato un singolo file PDF. E devi ripetere l’operazione per ogni documento. Appare logico che questo processo, ripetuto più volte affrontando anche eventuali malfunzionamenti e problemi del software, può essere ottimizzato con una funzione avanzata. Che è appunto quella della firma digitale massiva presente in applicazioni come IBSign.

Come firmare digitalmente più file in PDF

Per apporre una firma digitale di massa, quindi su più file PDF contemporaneamente, è necessario utilizzare un programma predisposto per questa funzione. A questo punto il processo è simile a quello già descritto: si apre il programma per inserire la firma digitale e si selezionano tutti i file in lavorazione. Fatta quest’operazione si inserisce il documento, poi dopo l’autorizzazione del software si digita il PIN e tutti i documenti acquisiscono l’estensione P7M che suggerisce, appunto, l’acquisizione della firma digitale.

I vantaggi di IBSign in questo processo

IBSign è un software per apporre firma digitale su qualsiasi tipo di documento. Viene utilizzato da SOA e SIM Software come estensione prestabilita di applicazioni per la lavorazione di certificati di origine ma diverse aziende la usano come un programma per applicare la firma digitale in altri settori. Il punto di forza di quest’applicazione è la possibilità di integrarsi con IBSign Server, vale a dire la versione che consente di firmare sia singolarmente che in massa i documenti senza la presenza del proprietario della firma.

Questa soluzione è particolarmente interessante per le aziende con processi lavorativi che chiamano in causa più operatori: senza chiedere per ogni firma digitale il PIN al legale rappresentante, si caricano i documenti sul programma che in automatico appone la firma. Il tutto in totale sicurezza, senza alcun rischio. Questo avviene perché l’istallazione del programma avviene sul server aziendale.

Quindi l’intero processo si sviluppa e si conclude sulla proprietà digitale dell’azienda. Oltre alla firma digitale massiva, che è già un buon modo per ottimizzare le risorse interne di un’azienda, IBSign Serve introduce la possibilità di automatizzare il processo estromettendo l’inserimento del PIN solo quando non serve, definendo delle regole per decidere come e quando richiederlo.

L'articolo Come apporre la firma digitale massiva su più documenti con IBSign proviene da Certificato di origine.

Questo significa che per accedere – sempre dal 1 ottobre – sarà possibile utilizzare UserID e Password solo per chi le ha già registrate. Si tratta di un cambiamento molto importante per le nuove aziende che esportano oltre i confini della Comunità Europea perché ogni passaggio necessario per ottenere la documentazione relativa alla certificazione elettronica sarà vincolato a questo nuovo tipo di login. Con qualche problema operativo da affrontare. Vediamo cosa cambia con SPID e Telemaco.

• Cosa cambia per le aziende
• I problemi di privacy e sicurezza
• L’alternativa: Sprint/SpeedyCO
• I benefici concreti del software

Cosa cambia per richiedere il certificato

L’introduzione dello SPID per accedere a Telemaco si iscrive in un più ampio progetto per ottimizzare la relazione tra cittadino e Pubblica Amministrazione. Però, con questa nuova modalità di autenticazione pe威而鋼 r accedere ai servizi necessari alla richiesta di certificato di origine si presenta un problema operativo. Ogni accesso ai servizi della Camera di Commercio, per le nuove aziende, richiede l’inserimento delle credenziali personali SPID o il pin della CNS/CIE del titolare. 

Ciò significa che dovrà essere lui stesso – ovvero il titolare – a effettuare quest’operazione per ogni singola richiesta. Oppure dovrà comunicare le proprie credenziali all’operatore che si occupa del flusso lavorativo. Questo vale per ogni accesso ai siti e nelle varie fasi operative di produzione e di consultazione degli esiti delle pratiche.

Quali sono i problemi di SPID su Telemaco?

Nasce un collo di bottiglia nel percorso che permette all’azienda di svolgere il proprio lavoro in vista di un’esportazione. Infatti, soprattutto per chi non ha userID e password, il rappresentante legale non può essere presente a ogni login per accedere con SPID o CNS/CIE. Basti pensare che un’azienda media può aver bisogno dalle 3/4 alle 15 richieste di certificati di origine al giorno.

Questo significa appesantire enormemente il flusso di lavoro che, invece, dovrebbe essere agevolato e snellito. Tutto questo ipotizzando che il titolare possa essere presente in quest’operazione: dare le credenziali di strumenti come lo SPID o la carta d’identità elettronica a un dipendente, per quanto di fiducia, non è un’operazione lineare con quelle che sono le buone pratiche della privacy personale (basti pensare che attraverso lo SPID si accede anche a informazioni relative alla salute individuale). Quindi, in sintesi, possiamo dire che:

• Per le nuove aziende che esportano la presenza dello SPID può diventare un problema.
• Questo problema è legato alla necessità di fare login con dati personali.
• Quindi, deve esserci sempre il legale rappresentante al momento del login.
• Oppure le credenziali per entrare in Telemaco devono essere date a un operatore.

SPID e Telemaco: ecco l’alternativa

Attraverso le applicazioni IBS, Sprint e SpeedyCO, non c’è bisogno di utilizzare lo SPID, o qualsiasi altra identità personale, per gestire e trasmettere le richieste dei Certificati d’Origine, Visti e Autorizzazioni alle Camere di Commercio. Questo perchè Sprint e SpeedyCO non necessitano dell’autenticazione AgID (SPID/CNS/CIE).

Ciò significa che anche dopo il 1 ottobre 2021, le nuove imprese senza userID e password possono utilizzare Sprint/SpeedyCO per seguire il flusso di lavoro accedendo con il solito metodo di autenticazione. In caso contrario, cioè non utilizzando Sprint o SpeedyCO, il rappresentante legale dovrà accedere personalmente alla piattaforma Telemaco a ogni attività inerente ai certificati di origine o fornire le proprie credenziali ai dipendenti.

I benefici anche per la firma digitale

In primo luogo, possiamo ricordare che l’assenza di una richiesta SPID velocizza il flusso di lavoro, lo mantiene invariato rispetto alla gestione già acquisita nel tempo, e permette di tutelare privacy e dati personali. Inoltre Sprint/SpeedyCO consente di applicare una gestione multiutente: quindi non sarà un unico operatore a poter accedere a Telemaco senza SPID ma tutte le persone che fanno parte del team. Anche in smart working, non in un unico luogo fisico.

Altro aspetto riguarda la firma digitale da apporre alla richiesta di certificato di origine. Con Sprint/SpeedyCO si possono centralizzare, automatizzare e mascherare queste operazioni. Ciò significa? Non è necessario che gli operatori eseguano manualmente l’applicazione delle firme digitali alle pratiche, evitando così di dover comunicare a persone estranee il PIN del proprio dispositivo di firma. Ma velocizzando l’intero processo. Anche perché con Sprint/SpeedyCO è possibile effettuare firme di più documenti e pratiche insieme.

Tutto questo diventa ancora più efficace se si attiva la generazione e gestione automatica delle richieste dei certificati di origine insieme alla firma digitale automatica. Già molte aziende hanno ridotto al minimo ogni operazione manuale. Senza dimenticare la significativa riduzione delle cause tecniche di respingimento delle pratiche da parte degli enti certificatori. Meno intervento manuale per ogni pratica si traduce in:

• Meno tempo necessario per ogni pratica.
• Meno probabilità di errore umano.
• Maggior efficienza per singola pratica.

Con queste caratteristiche, Sprint/SpeedyCO ha tutte le carte in regola per velocizzare la produzione e inoltro delle richieste di certificati di origine alle Camere di Commercio. Vuoi maggiori informazioni per attivare questi servizi?

L'articolo SPID e Telemaco: cosa cambia e come prepararsi proviene da Certificato di origine.

Vale a dire l’organo statale adibito alla verifica e all’emissione del documento. Ovviamente la Camera di Commercio resta al centro del processo burocratico, ma con la stampa in azienda del certificato di origine abbiamo la chiusura del cerchio relativo alla completa digitalizzazione del processo. In buona sintesi, tutto diventa più semplice. Ovviamente dobbiamo approfondire alcuni punti.

Cos’è la stampa in azienda

Con questo processo intendiamo la possibilità delle imprese di evitare il passaggio presso gli uffici della Camera di Commercio per ritirare il certificato di origine. Il processo è questo:

• L’azienda riceve l’ordine da parte di un acquirente
• Nasce l’esigenza del certificato di origine
• Si fa richiesta alla Camera di Commercio.
• Si ritira il documento.

Ovviamente la domanda si esegue consegnando tutti i dati necessari attraverso alcuni programmi telematici – tipo SpeedyCO – che permettono di interfacciarsi con gli uffici. In passato era necessario ritirare personalmente i certificati di origine. Oggi è possibile ottenere questo documento direttamente in azienda.

Inoltre, tutti i certificati di origine effettuati attraverso questo processo digitale vengono archiviati in una banca dati che consente di verificare una serie di informazioni come il numero del certificato, la data del rilascio, la camera di commercio emittente, lo stato del certificato e altro ancora.

Da leggere: come firmare la fattura digitale

Perché è utile questo processo

La stampa dei certificati in azienda ha avuto un’accelerazione durante i mesi più duri della pandemia da Covid-19. Infatti, a causa della chiusura degli uffici pubblici si è resa necessaria un’attività di smart working in cui ogni passaggio doveva essere svolto in autonomia dalla propria postazione. In realtà questo è stato solo lo slancio finale di un processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione già iniziato da tempo.

Come abilitare la stampa in azienda

Le imprese che vogliono l’abilitazione alla stampa in azienda devono presentare alla Camera di commercio una dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Questo passaggio serve per confermare l’assenza di violazioni gravi e/o rip威而鋼 etute rispetto alla normativa doganale e fiscale.

In più è richiesta l’assenza di condanne per reati gravi rispetto all’attività economica, di domande per autorizzazione rifiutate o sospese, di revoca di autorizzazioni esistenti per AEO e/o Esportatore Autorizzato. L’impresa interessata a ottenere la stampa in azienda del certificato di origine dovrà formulare una dichiarazione di impegno al rispetto delle disposizioni normative e regolamentari nazionali e dell’Unione europea.

Su quale foglio posso stampare?

Abbandonato il vecchio processo burocratico per la gestione del certificato di origine, è obbligatorio stampare il certificato su un foglio A4 in carta collata bianca per scritture che deve rispettare alcune caratteristiche standard: dimensioni 210 – 297 mm, peso minimo di 64 g/m2. La stampa deve essere eseguita a colori e nel rispetto del layout Eurochambres, vale a dire lo standard europeo.

Il certificato di origine digitale

Alla base del processo di stampa in azienda del certificato di origine c’è, ovviamente, la digitalizzazione di questo documento. Che passa dalla Camera di Commercio all’azienda che può decidere di stamparlo e/o inviarlo direttamente al cliente risparmiando tempo e spese di corriere. Il certificato di origine digitale sarà sottoposto a firma e marcatura temporale, uno strumento che certifica data e ora dell’apposione della firma digitale.

Da leggere: lo SPID per i certificati di origine

Come gestire tutto questo?

Per automatizzare il processo di richiesta, creazione e stampa del certificato di origine bisogna usare uno strumento adeguato. Nello specifico un software capace di interagire con la Camera di Commercio di riferimento e velocizzare tutti i passaggi. Il nostro prodotto di riferimento, il software storico che da sempre aiuta le aziende a snellire il passaggio di creazione del certificato, è SpeedyCO.

Che è perfetto anche per attivare la stampa in azienda. Poi, c’è un’altra soluzione: Sprint, una nuova generazione di applicazione in cloud – quindi adatta allo smart working – che dalla generazione della fattura produce il certificato di origine, lo firma digitalmente, lo invia in Camera di Commercio, lo riceve e lo stampa senza alcun intervento umano. Semplice e veloce. Vuoi maggiori informazioni?

L'articolo Cos’è e come fare la stampa in azienda del certificato di origine in poco tempo proviene da Certificato di origine.

Vale a dire un documento indispensabile per esportare merce nei paesi extra UE. Già nel 2012 è stata introdotta la norma che impone alle aziende di firmare attraverso dispositivo digitale i file da inviare alla Camera di Commercio. Questo perché dopo la firma digitale il documento non è modificabile, quindi siamo sicuri che è una comunicazione originale. Inoltre si attiva una condizione di responsabilità.

Quindi chi appone la firma digitale ha i poteri e i requisiti per farlo. Questo vale anche quando dobbiamo generare un certificato di origine. C’è un modo per velocizzare e migliorare questo processo? Apporre la firma digitale in automatico è necessario?

• Firma non automatizzata
• Problemi con firma digitale
• Firma in automatico
• Vantaggi concreti

Firma digitale non automatizzata

Il percorso per apporre una firma digitale su un documento è semplice. Proviamo a sintetizzare? Devo produrre il file in PDF e avere il programma necessario per creare la firma digitale. Come, ad esempio, Aruba, Dike o Postecert di Poste Italiane. Poi serve il dispositivo di firma, vale a dire la chiavetta USB o la carta CNS. Anche la carta di identità elettronica (CIE) è utile a questo scopo. Come procedere?

• Apro il programma.
• Seleziono il documento.
• Digito il codice PIN.

Operazione conclusa. Il documento acquisisce estensione .p7m che indica la presenza della firma digitale. Questa soluzione – che può essere usata per qualsiasi documento, non solo per il certificato di origine – collega un’identità precisa al file siglato. Tutto questo appare relativamente semplice. Ma cosa accade quando portiamo questa procedura in azienda?

Da leggere: lo SPID per i certificati di origine

I problemi della firma digitale

Apporre la firma digitale in automatico sembra un passaggio utile se consideriamo che ogni punto che abbiamo elencato deve essere svolto per ogni documento aziendale. E nella fattispecie per ogni certificato di origine con tutti i documenti che lo accompagnano. Proviamo a fare un esempio: ogni giorno un’azienda che esporta merce in Arabia Saudita deve fare richiesta per 10 certificati di origine.

Per ognuna di queste bisogna seguire il processo indicato. Solo per apporre la firma elettronica, al netto di tutto ciò che riguarda le altre operazioni per portare a termine il compito. Come ad esempio quelle che bisogna seguire per rispettare tutte le norme imposte dalla Camera di Commercio: bisogna firmare non solo il certificato di origine ma anche la fattura, la dichiarazione di origine e altri documenti che accompagnano la richiesta. Appare ovvio che tutto questo diventa un nodo da risolver e snellire. La soluzione è IBsign Server.

Apporre la firma digitale in automatico

Questo è l’obiettivo: trovare il modo per inserire la firma digitale sui documenti senza dover affrontare tutti i passaggi elencati. In questo modo si evitano errori, si perde meno tempo e si velocizza il processo di richiesta certificati di origine. Come ottenere questo vantaggio operativo? Attraverso uno dei servizi fondamentali della nostra offerta digitale: IBsign Server. Di cosa stiamo parlando esattamente?

È l’applicazione che automatizza le fasi di firma digitale e l’inoltro immediato delle richieste CO al certificatore, garantendo la massima sicurezza al Titolare del dispositivo di firma.

Da questa definizione di IBsign Server posiamo capire che si tratta di un sistema per semplificare – o meglio, per automatizzare – la firma digitale sui certificati di origine. Spieghiamo meglio come avviene tutto ciò. IBsign fornisce l’applicazione desktop progettata per essere eseguita in modalità server. Questo significa che diventa applicazione fornitrice di servizi per altri sistemi desktop o web e avvia il processo di firma digitale non appena l’operatore che usa SpeedyCO termina la richiesta del certificato di origine.

In buona sintesi, apri SpeedyCO e completa tutti i passaggi per creare il tuo certificato di origine. Premi il bottone Invia in firma e, automaticamente, al file viene inserita la firma digitale. Così può essere inviate direttamente alla Camera di Commercio.

Da leggere: come firmare la fattura digitale

Quali sono i vantaggi concreti

L’automazione di IBsign Server applica le firme digitali e inoltra le richieste senza che il titolare del dispositivo di firma (quindi la USB o la smart card) digiti il PIN. Questo avviene in totale sicurezza al titolare del dispositivo di firma: ogni dipendente può operare in autonomia senza utilizzare il codice del legale rappresentante.

Prova a immaginare il risparmio di tempo per ogni documento della richiesta di certificato di origine, per il numero di domande fatte ogni giorno per ogni singolo dipendente. Su grandi aziende tutto questo ha un valore economico. Vuoi maggiori informazioni?

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Questo significa che attraverso lo SPID – Sistema Pubblico di Id – posso accedere alla Camera di Commercio per chiudere il processo che mi consente di richiedere il certificato di origine. Prima c’era una semplice user ID e password, ancora in vigore per le imprese che già accedono con questo sistema. Ma questa combinazione verrà abolita a favore dello SPID per le aziende che si iscrivono dal 1 ottobre 2021. Cosa significa per l’intero settore IT delle imprese? Anticipiamo un punto: con SpeedycO non sarà necessario utilizzare lo SPID.

• Cos’è lo Spid e a cosa serve
• Spid per certificati di origine
• C’è anche la firma digitale
• I vantaggi di SpeedyCO

Cos’è lo Spid e perché si usa

Come anticipato, lo Spid è un sistema che consente al cittadino di acquisire un’identità digitale per interfacciarsi con tutti i servizi della Pubblica Amministrazione. Ad esempio, con lo Spid è possibile accedere al sito della propria regione e assolvere a una serie di processi amministrativi, anche il Cashback è collegato al possesso dello Spid.

Il metodo di autenticazione obbligatoria tramite SPID-CIE-CNS, definitivo da settembre 2021, riguarda gli accessi ai siti della Pubblica amministrazione e non i siti extra PA (tipo un e-commerce come Amazon) che possono appoggiarsi agli SPID-CIE-CNS o utilizzare metodi propri. Questo significa che per accedere alla Camera di Commercio e completare le tue operazioni, se ti iscrivi dal 1 ottobre 2021, hai bisogno dello SPID. Con non pochi problemi per effettuare l’esportazione.

Da leggere: cos’è un certificato di origine

SPID per certificati di origine

Lavoriamo con le aziende da diversi anni e conosciamo le esigenze di chi deve lavorare ogni giorno con le richieste di certificati di origine. E sappiamo che la presenza di questo sistema identificativo rischia di rallentare il flusso di lavoro. Questo perché per autenticarsi al sito bisogna mettere la propria User ID dello Spid e inserire l’OTP (One Time Password) generato dall’app sul cellulare.

Questo per ogni utente che svolge l’operazione: nel caso dell’azienda, però, lo SPID non è dell’operatore ma del legale rappresentante. Vale a dire la persona che rappresenta legalmente la società. Il problema è dal punto di vista operativo: ogni volta che devo eseguire una richiesta per certificato di origine devo interfacciarmi con il rappresentante legale per avere l’OTP. Questo significa, in poche parole, rallentare significativamente il flusso di lavoro. Soprattutto se ci troviamo di fronte un’azienda che esegue anche 10 richieste al giorno.

C’è anche la firma digitale

Dopo l’ingresso nel sito web della Pubblica Amministrazione bisogna firmare digitalmente il certificato di origine, per questo c’è bisogno della smart card che è un altro dispositivo: lo SPID è l’interfaccia per gestire la propria identità digitale, mentre la firma (la CIE e la CNS) è l’autenticazione del documento che stiamo preparando. Appare chiaro che se sommiamo all’obbligo di SPID per certificati di origine anche questo passaggio appare evidente il rischio di rallentare ancora di più le operazioni per richiedere un certificato di origine.

Sappiamo che le aziende hanno bisogno di soluzioni snelle ed efficaci per migliorare il flusso di lavoro. Dobbiamo eliminare i passaggi ripetitivi e le possibili fonti di errore perché tutto ciò si trasforma in perdita per l’azienda. Che magari deve svolgere queste operazioni più volte al giorno ritrovandosi a moltiplicare i passaggi che sono semplicemente una perdita di risorse che non aggiungono valore al processo finale. Per questo abbiamo pensato a una soluzione: con SpeedyCO, anche le aziende che iniziano dopo il 1 ottobre 2021 non hanno bisogno di usare lo SPID per richiedere i certificati.

Da leggere: come firmare la fattura digitale

I vantaggi di SpeedyCO in questi casi

Questo avviene perché SpeedyCO può interfacciare i propri dati e quelli dei clienti che usano questo software con i siti istituzionali. Tra i quali quelli delle Camere di Commercio. In questo modo l’accesso a SpeedyCO è libero da qualsiasi autenticazione se non quella personale con User e Password, mentre il lavoro di richiesta alla Camera di Commercio avviene attraverso il software SpeedyCO che riduce:

• I tempi di lavorazione per singolo certificato.
• Possibili errori di compilazione del documento.
• I limiti di un approccio legato al singolo operatore.

Infatti SpeedyCO è multiutente. Quindi possono fare richiesta di certificato di origine più persone nello stesso momento. E da qualsiasi postazione, quindi è perfetto per smart working, telelavoro o attività da remoto. In più SpeedyCO si aggancia IBsign Server che permette di gestire la firma digitale dallo stesso software così da effettuare firme massive su più certificati di origine. In poche parole, con questo strumento c’è un risparmio di tempo e risorse importante. Anche di fronte all’obbligo di utilizzare lo Spid per certificati di origine.

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